De financiële administratie wordt vaak boekhouding genoemd. Degene die de boekhouding bijhoudt, heet een boekhouder of administrateur. De financiële administratie heeft als doel de benodigde informatie te verstrekken. Dit begint met de juiste keuze van het pakket en modules daarvan. Daarna volgt de inrichting die erop is gericht de detaillering te geven die wettelijk gezien noodzakelijk is en die u nodig acht. Hierna wordt deze gevuld met gegevens van de transakties die worden verricht.
De informatie uit het pakket wordt gebruikt voor aangiften, zoals de aangifte omzetbelasting. De meeste financiële software kan deze zelfs rechtstreeks vanuit het pakket indienen. Ook is de financiële administratie het fundament voor de jaarrekening en de aangifte winstbelasting (inkomstenbelasting / vennootschapsbelasting). Verder geeft de software informatie over de juridische positie van de huishouding. Daarom zijn er wettelijke eisen gesteld aan de boekhouding.
Op basis van de financiële administratie kunnen wij de jaarrekening samenstellen en de aangifte omzetbelasting, vennootschapsbelasting of inkomstenbelasting voor u verzorgen. Onze organisatie hebben wij zodanig afgestemd, dat we deze processen doelmatig kunnen uitvoeren.
Daarnaast moet het pakket u gegevens verstrekken zodat u de onderneming kunt sturen.
Hiertoe is informatie nodig die tijdig en goed (juist en volledig) is. Bij de aanschaf en inrichting van de applicatie moet daar al rekening mee te worden gehouden.
De volgende vragen geven een indicatie van vragen die we in de praktijk tegenkomen;
- Is het bijhouden van mutaties in de bankrekening voldoende of moeten de vorderingen en schulden ook permanent worden bijgehouden?
- Mag ik boekhouden in Excel, Google Docs, Calc of ander rekenbladapplicatie?
- Dient de waarde van de voorraden ook continu te worden bijgehouden?
- Wordt er een Web-shop aangeboden waarbij het betalingsverkeer en de beschikbaarheid van de producten nog belangrijker zijn?
- Hoe realiseer ik een koppeling met andere software die ik gebruik?
- Mijn boekhouder is veel tijd kwijt met de boekhouding; Kan de administratie niet efficiënter worden bijgehouden?
- Wanneer wordt de dienst of verkoop gerealiseerd zodat dit omzet mag worden genoemd?
- Welke kosten zitten in de kostprijs?
- Wat zijn koersverschillen (en hoe dek ik valutarisico’s goedkoop af)?
- Wat moet er minimaal op een verkoopfactuur staan / bestaan er wettelijke eisen aan de opmaak van declaraties)?
- Welke voorwaarden gelden er voor het digitaal verzenden van facturen?
- En kan het pakket aanmaningen verzenden -al dan niet- verhoogd met wettelijke rente?
- Wilt u rechtstreeks vanuit het pakket aanmaningen kunnen verzenden naar de debiteuren?
- Waar worden de verkoop- en inkoopfacturen bewaard, achter de dagafschriften (indien betaald) of (anders) op alfabet of op nummer?
- Moet ik ook een Btw-aangifte, ICL aangifte of een Intrastat opgave indienen?
- Kan ik dagafschriften van de bank inlezen?
- Moet ik loonjournaalposten uit de salarisadministratie importeren?
- Wat is afschrijving en (hoe) moet ik deze bijhouden?
- Heeft XBRL, SBR en de Nederlandse Taxonomie invloed op mijn boekhouding?
- Hoe kan ik mijn administratie zodanig inrichten dat deze zo goed mogelijk aansluit op de boekhouder of accountant?
- Is online boekhouden voor mij interessant?
- Welke informatie uit het pakket moet in de jaarrekening en kan het pakket zowel gegevens aanleveren voor de bedrijfseconomische als de fiscale jaarrekening?
Zo wordt u geconfronteerd met allerlei vragen en dan is bovenstaande niet eens limitatief.
Veel vragen hebben wij al eens behandeld en kunnen wij beantwoorden, zodat u het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden.