ACMO Accountants + Belastingadviseurs

Privacy uiting

Als (mogelijke) klant of relatie daarvan, deelt u persoonsgegevens met ons. Deze verwerken we zorgvuldig. In deze uiting treft u aan hoe wij daar mee om gaan.

Wat zijn persoonsgegevens?

Dit zijn gegevens die direct of indirect over een persoon gaan. Denk aan uw naam en adres of uw inkomen. Ook gegevens van een eenmanszaak, VOF of maatschap zijn persoonsgegevens. Dit geldt niet voor de gegevens van een rechtspersoon zoals een BV of NV. Gegevens van de contactpersoon of vertegenwoordiger van een rechtspersoon zijn dat wel.

Wat is verwerken?

Dat is alles wat met uw persoonsgegevens kan worden gedaan. Zoals het verzamelen, het opslaan, gebruiken, doorgeven en verwijderen van uw gegevens.

Van wie verwerken we persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens als we een zakelijke relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad met u. Of als we direct of indirect contact met u hebben gehad. Zoals:

  • klanten en hun vertegenwoordigers
  • iedereen die interesse toont in onze organisatie of onze producten en diensten
  • iedereen die op een andere manier aan een bedrijf of organisatie verbonden is waar we een zakelijke relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad (bijvoorbeeld medewerkers, bestuurders of (uiteindelijk) belanghebbenden van organisaties
  • toekomstige klanten

Wat verwachten wij van bedrijven en organisaties?

Geeft u of uw organisatie persoonsgegevens van anderen aan ons door? Dan verwachten we van u dat u hen hierover informeert. Zelf verzamelen we ook gegevens, van medewerkers of bestuurders, dus zonder dat uw bedrijf of organisatie deze aan ons verstrekt. Bijvoorbeeld doordat we deze uit het Handelsregister opvragen. Deze leggen we ook vast. We verwachten dat u uw medewerkers en bestuurders ook hierover informeert. U kunt deze Privacy uiting aan hen geven; dan kunnen zij zien hoe we met hun persoonsgegevens omgaan.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Soort gegevens Wat voor een gegevens kunnen dit zijn? Voorbeelden gebruik van deze gegevens door ons
Gegevens over wie u bent Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, gegevens die op uw identiteitsbewijs staan. Voor identificatie, om een overeenkomst op te stellen of om contact met u op te nemen.
Gegevens over en voor overeenkomsten Gegevens over uw financiële situatie en over de (financiële) producten die u heeft. Om u te adviseren over uw financiële situatie of belastingaangiften voor u te verzorgen.
Betaal- en transactiegegevens Gegevens van of aan wie u betaald heeft, wanneer dit heeft plaatsgevonden en wat het saldo is op uw rekening. Om u te adviseren over uw financiële situatie, uw administratie te voeren of belastingaangiften voor u te verzorgen.
Bijzondere persoonsgegevens Gezondheidsgegevens, biometrische gegevens, strafrechtelijke gegevens, gegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt, gegevens over uw politieke voorkeur, Burgerservicenummer (BSN). We zullen zo min mogelijk persoonsgegevens vastleggen, anders dan u vrijwillig aan ons vrijgeeft zodat uw u beter kunnen adviseren omtrent uw financiële situatie, uw administratie te voeren of belastingaangiften voor u te verzorgen.
Vanwege terrorismebestrijding en fiscale verplichtingen zijn we verplicht gegevens vast te leggen over uw geboorteland.
Cameratoezicht, Camerabeelden die we maken in de ingang van ons pand We gebruiken camerabeelden voor het leveren van bewijs.
Vastlegging e-mails E-mails die u aan ons stuurt. Op basis van wettelijke bewaarplicht of voorschriften bewaren we correspondentie, maar ook voor de verbetering van onze dienstverlening.
Gegevens die iets zeggen over het gebruik van onze website en de app Cookies. Om onze online diensten te kunnen gebruiken en om fraude tegen te gaan.
IP adres. Voor het verbeteren van onze website.
Gegevens over het apparaat waarmee u online diensten of onze website gebruikt. Voor het aanbieden van gerichte advertenties of banners.
Gegevens die we van andere partijen ontvangen Gegevens van de Kamer van Koophandel en Belastingdienst. We gebruiken deze gegevens om u te adviseren of uw Belastingaangifte op te stellen
Gegevens die we met andere partijen delen Financiële gegevens. We verstrekken bepaalde gegevens aan de Belastingdienst en onze toezichthouders. Daarnaast delen we incidenteel of in overleg met u financiële gegevens met derdenorganisaties die ons -en u dus ook- helpen, zoals de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants, of de partijen waar we software van afnemen.
Gegevens die we op uw verzoek of wegens verplichting  verstrekken aan andere partijen die we inschakelen om te helpen bij onze dienstverlening.
Gegevens waarvan u ons heeft gevraagd die te delen met een andere partij.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

We bewaren uw gegevens niet langer dan we deze nodig hebben voor de doelen waarvoor we ze hebben verzameld of de doelen waarvoor we deze hergebruiken. Dit is in Nederland in de meeste gevallen 7 jaar na het einde van de overeenkomst of uw relatie met ons. Soms is deze termijn langer, zoals bij vastgoedtransacties. Soms hanteren we kortere bewaartermijnen, zoals cameraopnamen.

We kunnen gegevens ook in specifieke situaties langer bewaren dan hiervoor genoemd, zoals wanneer de Belastingdienst dit voorschrijft of als wij menen dat het in uw belang is.

Als we de gegevens niet langer nodig hebben voor de beschreven doelen, kunnen we de gegevens wel nog bewaren voor archivering, bij juridische procedures of voor historische of wetenschappelijke onderzoek of statistische doeleinden.

Verwerken wij ook bijzondere persoonsgegevens en BSN?

Bijzondere persoonsgegevens, strafrechtelijke gegevens en het Burger Sofinummer zijn gevoelige gegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld gegevens over gezondheid, biometrische gegevens, etnische gegevens of gegevens betreffende ras. We verwerken deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is.

Voor identificatie en authenticatie kunnen we biometrische gegevens, zoals uw vingerafdruk of een gezichtsscan gebruiken.

Uw BSN gebruiken we alleen om u van dienst te zijn of als dit verplicht is, zoals voor uw Belastingaangiften.

We verwerken ook gegevens waaruit bijzondere persoonsgegevens kunnen worden afgeleid, zoals indien u een betaling doet bij een apotheek of geld overmaakt naar een politieke partij, kunnen hieruit kunnen gegevens over uw gezondheid of uw politieke voorkeur worden afgeleid.

Verder verwerken we bijzondere persoonsgegevens als dat nodig om u van dienst te zijn wettelijk toegestaan is, omdat u deze gegevens zelf openbaar heeft gemaakt of met uw toestemming. Bijvoorbeeld als u ons vraagt vast te leggen dat u persoonsgebonden aftrek wegens ziekte heeft, omdat u ziektekosten heeft betaald. We vragen uw toestemming om deze gegevens vast te leggen. Geeft u ons toestemming om bijzondere persoonsgegevens over u vast te leggen? Of maakt u deze gegevens zelf openbaar? Dan verwerken we deze gegevens alleen als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Heeft u ons toestemming gegeven om bijzondere persoonsgegevens vast te leggen? Dan kunt u die toestemming altijd intrekken. U kunt hiervoor contact met ons opnemen.

Nemen wij ook automatische besluiten over u?

Automatische besluiten zijn beslissingen over u die gemaakt worden door computers, en niet (meer) door mensen. Heeft een beslissing juridische gevolgen voor u? Of kunt u daar last van hebben? Dan mogen we geen automatische besluit over u nemen. Tenzij dit in het kader van een overeenkomst gebeurt, als de wet dit toestaat of als u zelf toestemming geeft. In die situaties heeft u recht op overleg met ons. En u heeft het recht om bezwaar te maken. Ook kunt u ons vragen om het besluit niet meer door computers te laten nemen.

Wie heeft toegang tot uw gegevens?

Binnen onze organisatie hebben alleen personen toegang tot uw persoonsgegevens die een geheimhoudingsplicht hebben.

Gebruiken we persoonsgegevens ook voor andere doelen?

Willen we gegevens voor een ander doel gebruiken dan waarvoor we ze gekregen hebben? Dat mogen we wanneer er tussen beide doelen een nauwe samenhang bestaat.

Is er onvoldoende verwantschap tussen het doel waarvoor we de gegevens hebben verkregen en het nieuwe doel? Dan vragen we u om toestemming. U kunt die toestemming ook altijd weer intrekken. U kunt hiervoor contact met ons opnemen.

Geven we uw persoonsgegevens aan anderen en landen buiten de EU door?

Uw gegevens worden ook doorgegeven aan andere partijen als we daar wettelijk toe verplicht zijn, omdat we een overeenkomst met u moeten uitvoeren of omdat we een andere dienstverlener inzetten.

We geven uw persoonsgegevens aan derden door als we daartoe verplicht zijn. Bijvoorbeeld aan (Europese) toezichthouders, zoals de AFM, DNB of de ECB of de belastingdienst.

We geven ook gegevens door als dat nodig is om de afspraken met u na te komen. Als we optreden als tussenpersoon wisselen we persoonsgegevens uit. Bijvoorbeeld met een verzekeraar waarbij u een verzekering heeft afgesloten. We verstrekken uw gegevens ook aan andere partijen die we nodig hebben in het kader van onze dienstverlening. Bijvoorbeeld deurwaarders en advocaten.

Soms schakelen we andere partijen/zakelijke partners in die in onze opdracht persoonsgegevens bewerken. Bijvoorbeeld een drukkerij die voor ons een klantmailing verzorgt en uw naam en adresgegevens op enveloppen drukt. Of partijen die voor ons een marktonderzoek doen of gegevens voor ons opslaan. Deze partijen moeten eerst door ons voldoende betrouwbaar worden geacht. We kunnen alleen andere partijen inschakelen als dit past bij het doel waarvoor we uw persoonsgegevens hebben verwerkt.

Als we uw gegevens zelf doorgeven aan andere partijen buiten de Europese Unie, nemen we extra maatregelen om uw gegevens te beschermen. Niet in alle landen buiten de Europese Unie gelden dezelfde regels om uw gegevens te beschermen zoals dat binnen Europa verplicht is. Gebruiken we derde partijen buiten de EU? En biedt het land waar deze partij zich bevindt volgens de Europese Commissie onvoldoende bescherming bij de verwerking van persoonsgegevens? Dan geven we alleen persoonsgegevens door als er andere passende waarborgen zijn, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde contractuele afspraken of op basis van het ‘Privacy Shield’ (Verenigde Staten).

Soms kunt u zelf het initiatief nemen om uw gegevens door te geven aan een andere partij. Bijvoorbeeld als u zich wil laten identificeren bij een derde partij. Of als u een andere partij toegang wil geven tot uw gegevens.

Welke rechten heeft u bij ons?

Recht op informatie

Met deze Privacy uiting informeren we u over wat we doen met uw gegevens. Soms moeten we meer informatie geven en zullen dat dan ook doen. Indien u ons verzoekt om dit toe te passen, kunnen we u vragen zich persoonlijk te identificeren.

Recht op inzage en rectificatie

U kunt ons vragen of en welke gegevens we van u verwerken. Vindt u dat uw persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn verwerkt? Dan kunt u ons vragen om de gegevens te wijzigen of aan te vullen (rectificatie).

Recht om vergeten te worden

U kunt ons soms vragen om gegevens die we van u hebben vastgelegd te wissen. Bijvoorbeeld als u bezwaar heeft tegen de verwerking van uw gegevens. Ook moet uw belang zijn boven die van ons belang.

Recht op beperking

U kunt ons vragen de persoonsgegevens die we van u verwerken te beperken. Dat betekent dat we minder gegevens van u verwerken.

Recht op dataportabiliteit

U heeft het recht ons te vragen om gegevens die u in het kader van een contract met ons of met uw toestemming aan ons heeft verstrekt in een gestructureerde en machineleesbare vorm te verkrijgen of over te dragen naar een andere partij. Vraagt u om gegevens rechtstreeks over te dragen naar een andere partij? Dat kan dat alleen als dat technisch mogelijk is. Soms is het al mogelijk om gegevens die u ons zelf heeft verstrekt zelf te verkrijgen.

Recht van bezwaar tegen verwerking van gegevens

Verwerken we uw gegevens omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben? Dan kunt u daar bezwaar tegen maken. We maken dan een nieuwe afweging om te bepalen of uw gegevens daar inderdaad niet meer voor gebruikt mogen worden. We staken de verwerking als uw belang zwaarder weegt dan ons belang.

Recht van bezwaar tegen direct marketing

U heeft het recht ons te vragen uw gegevens niet langer te gebruiken voor direct marketing. Het kan zijn dat uw bezwaar alleen ziet op benadering via een specifiek kanaal. Bijvoorbeeld als u via de nieuwsbrief geïnformeerd wil blijven, maar niet meer telefonisch benaderd wil worden. We zorgen er dan voor dat u niet langer benaderd wordt via het betreffende kanaal.

U kunt gebruikmaken van de genoemde rechten door een verzoek bij ons in te dienen. Heeft u een verzoek aan ons gedaan? Dan zullen we dit binnen één maand nadat we het verzoek hebben ontvangen beantwoorden.

We kunnen u vragen uw verzoek om inzage verder te preciseren. Bijvoorbeeld als u ons vraagt om inzage in gespreksopnamen. We kunnen u dan vragen naar zoeksleutels zoals tijdstip en nummer van waar gebeld is. In zeer specifieke gevallen, kunnen we de termijn waar binnen we reageren verlengen tot maximaal drie maanden.

We kunnen u vragen om naar ons te komen om uzelf identificeren als u bij ons een verzoek doet. bijvoorbeeld wanneer u verzoekt om inzage of bij dataportabiliteit. Of als we twijfelen of we de gegevens veilig naar u kunnen sturen. We willen zeker weten dat we uw gegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Het kan zijn dat we niet aan uw verzoek tegemoet komen. Bijvoorbeeld omdat dan de rechten van anderen worden geschaad, of omdat dit niet mag van de wet of de politie, het openbaar ministerie of een andere overheidsinstantie. Of omdat we een belangenafweging hebben gemaakt waarbij ons belang of dat van anderen om de gegevens te verwerken voorgaat.

Kunnen we deze privacy uiting wijzigen?

Ja, deze privacy uiting kan van tijd tot tijd wijzigen. Dit kan als er nieuwe gegevensverwerkingen zijn en deze gegevensverwerkingen voor u van belang zijn. We houden u daar uiteraard van op de hoogte. De meest actuele versie kunt u steeds terugvinden op acmo.com/home/privacy/.