Dit bericht is van belang voor alle ondernemers.  In de financiële administratie worden de bankmutaties verwerkt. Vaak kan de verwerking daarvan efficiënter. 

Samenvatting

Het proces om efficiënter te boekhouden verloopt als volgt: Er wordt een exportbestand gemaakt van de bankmutaties. Dit bestand kan worden ingelezen in het administratiepakket. Daarna moeten de mutaties worden toegewezen aan de ‘grootboekrekeningen’ voor zover het administratiepakket dit nog niet (goed) heeft uitgevoerd en eventueel. Daarna moeten een aantal afstemmingen worden gemaakt, zoals of het rekeningsaldo van de bank aansluit met het saldo volgens de financiële administratie.

Voordelen

• Nagenoeg altijd een snellere verwerking van de bankafschriften, omdat het softwarepakket heeft ‘geleerd’ waar deze op moet boeken.
• Een betere afstemming met het saldo in de financiële administratie met het saldo van de bank, omdat typfouten worden voorkomen.
• Een meer volledige omschrijving bij de boekingen, omdat deze automatisch worden geimporteerd.
• Consequenter boeken, omdat er minder handmatig aan grootboekrekeningen wordt toegewezen.

Beschrijving download bankmutaties

Veel banken ondersteunen het maken van een exportbestand van de mutaties. Sterker nog, sommige softwarepakketten en banken hebben zelfs al een rechtstreekse koppeling, zodat de import / export handeling zelfs kan worden overgeslagen. Als deze koppeling niet bestaant, moet het bestand met de bankmutaties op eigen initiatief worden aangemaakt.  De instructie om het mutatiebestand aan te maken verschilt per bank. Onderstaande koppelingen over de exporwijzen van de verschillende banken zijn geschreven door het financiële softwarepakket Snelstart:

• Beschrijving ABN Amro internetbankieren
• Beschrijving Deutsche Bank internetbankieren
• Beschrijving ING internetbankieren
• Beschrijving Rabobank internetbankieren
• Beschrijving SNS internetbankieren
• Beschrijving Triodos Bank, de bank geeft ondersteuning: bel 030 694 27 72 of mail servicelijn@triodos.nl

Keuze

Als wij uw administratie verzorgen, kunt u volstaan met de bovenstaande beschrijving.

Als u uw administratie zelf boekt en verder gaat op de oude, vertrouwde wijze is dat ook uitstekend.

Als u zelf uw administratie bijwerkt en deze efficiënter wenst te verwerken, leest u dan ook de rest van dit artikel.

Beschrijving procedure, periodiek uitvoeren

Het bestand kan worden gedownload van de bank, zie hiervoor beschreven “Beschrijving download bankmutaties”. Dat bestand moet worden ingelezen in de financiële administratie. Raadpleeg hiertoe de helpfunctie van uw softwarepakket, vraag uw leverancier om ondersteuning en / of schakel uw accountant in.

Afhankelijk van de informatie die al bekend is in, de ‘intelligentie’ van het pakket en de informatie die in de bankoverschrijving zijn vermeld, zijn er mutaties niet goed geboekt. Controleer daarom de (geïmporteerde) boekingen. Voeg in de financiële administratie eventueel nadere omschrijvingen toe aan de mutatieregels. Stem vervolgens het saldo in het financiële pakket af met het saldo van de bank. Als er papieren afschriften beschikbaar zijn, parafeer dan op het laatst aangesloten dagafschrift dat deze afstemming heeft plaatsgevonden onder vermelding van de datum dat de afstemming heeft plaatsgevonden / de import heeft plaatsgevonden.

Als er een debiteuren- en crediteurenadministratie wordt bijgehouden in het pakket, beoordeel dan ook periodiek de openstaande posten. Verder kunt u periodiek een cijferanalyse toepassen op de bedragen van de kolommenbalans of saldibalans. Verifieer voor het maken van rapportages ook het grootboek, door deze één voor één op het scherm te beoordelen. Daarbij worden de boekingen op volgorde van de datum op het scherm getoond. Aandachtspunten bij laatstgenoemd proces zijn (niet limitatief):

• bij een maandelijkse betaling bij een overzicht over een heel jaar twaalf keer voorkomt,
• afwijkende omschrijvingen ten opzichte van andere mutaties,
• is er geboekt in de juiste rubriek (bijvoorbeeld consumptiekosten voor een klant is reclame en geen personeelskosten),
• onverwacht dubbel voorkomen van bedragen (hetgeen kan komen door een dubbele betaling of het niet afboeken van de eerder geboekte factuur),
• bedragen groter dan bijvoorbeeld € 450 omdat die geinvesteerd zouden kunnen worden,
• het boeken van omzetbelasting (BTW),
• het vermelden van voldoende omschrijving (zoals bij kosten voor een auto: het kenteken, bij een periode: de periodeomschrijving, afwijkende btw: reden waarom, enzovoort)

Beschrijving procedure, eenmalige instellingen

In het administratiepakket moet het een en ander worden ingesteld, zoals welke bankrekening(en) moeten worden bijgewerkt, welke bank deze aanlevert en waar het bestand van de bank (meestal) wordt geplaatst. Deze stamgegevens moeten eenmaal worden ingegeven.

Het formaat van de bankmutaties en de wijze waarop deze kan worden ingelezen in uw financiële administratie verschillen per softwarepakket. Raadpleeg hiertoe de helpfunctie van uw softwarepakket, vraag uw leverancier om ondersteuning en / of schakel uw accountant in.

De laatste handmatige boeking sluit niet altijd aan met de eerste die wordt ingelezen. Doublure(s)  moet(en) worden verwijderd of omissie(s) moet(en) worden bijgeboekt. De meeste banken ‘herinneren’ welke mutaties in de vorige export hebben gezeten en de meeste financiële pakketten onthouden welke bankmutaties al zijn ingelezen, zodat deze aansluiting slechts eenmalig uitgevoerd hoeft te worden.

Vooral in het begin moet het administratiepakket worden ‘geleerd’ hoe de mutaties geboekt moet worden, maar naar verloop van tijd  ‘begrijpen’ de meeste softwarepakketten steeds beter welke boeking bij de betreffende betaling of ontvangst moet worden gemaakt.

Slotwoord

In de praktijk zien we bovenstaand proces nog niet vaak toegepast, terwijl wij er al goede ervaringen mee hebben. Andere efficiencyslagen kunnen ook worden gemaakt. Dit ziet vaak toe op het beperken van redundantie ofwel het vermijden van dubbele handelingen. Voorbeelden daarvan zijn het exporteren van de bankbetalingen uit het financiële systeem naar de bank, het geautomatiseerd aanmanen en (onverhoopts) in het vervolg daarop de wettelijke rente in rekening brengen, het inlezen van uitgaande facturen als deze door een ander softwarepakket worden gemaakt, het inlezen van inkomende facturen als deze met UBL via de mail binnenkomen, het volgen van de voorraad of het productieproces, meer doelmatige stuurinformatie genereren voor de directie et cetera. Uiteraard moet worden afgewogen hoeveel de wijziging kost en wat deze opbrengt.

Wij hopen u hiermee verder te hebben geholpen bij uw verdergaand proces van automatisering en efficiëntere verwerking.

U weet ons te bereiken.