ACMO Accountants + Belastingadviseurs

Opmaken van de jaarrekening

De directie van een rechtspersoon moet van rechtswege een jaarrekening opstellen.

Reguliere termijn van het opmaken van de jaarrekening

De naamloze vennootschap (hierna NV) of besloten vennootschap (hierna BV) moet de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar opstellen. De coöperatie en de onderlinge waarborgmaatschappij hebben een maand langer de tijd om de jaarrekening op te stellen.

Uitstel opmaak jaarrekening

Als het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, betekent dit dat het einde van de jaarrekening eindigt op 31 december. Dan moet de jaarrekening van een BV of NV uiterlijk op 31 mei daarop volgend door de directie zijn opgesteld. Uitstel van opmaak is mogelijk.

Uitstel vragen

In bijzondere omstandigheden kan het voorkomen dat de directie meer tijd nodig heeft om de jaarrekening op te stellen. Deze bijzonderheden worden door de wet niet nader beschreven. Voor het uitstel van opmaak moet de directie toestemming vragen aan de aandeelhoudersvergadering. De vergadering kan maximaal vijf maanden uitstel verlenen. De ledenvergadering van een coöperatie of een onderlinge waarborgmaatschappij mag de termijn met maximaal vier maanden verlengen. Bij alle rechtspersonen moet de jaarrekening dus binnen tien maanden na afloop van het boekjaar worden opgesteld als de aandeelhoudersvergadering maximaal uitstel verleent. Als het boekjaar eindigt op 31 december, dient na uitstel de jaarrekening uiterlijk 31 oktober daaropvolgend te worden opgemaakt.

Vastleggen verlenen uitstel

Het verlenen van het uitstel van de reguliere termijn, moet gedaan worden voor het verstrijken van het opstellen van de jaarrekening. Dit dient schriftelijk te worden vastgelegd in notulen van de aandeelhoudersvergadering.

Indien we opmerken dat onze klanten niet tijdig aan de termijn van het opmaken van de jaarrekening voldoen, zenden we hun hiertoe een zoveel mogelijk ingevuld notulen ter uitstel van het opmaken van de jaarrekening toe. Deze dienen ze te ondertekenen en archiveren.

Termijn op de jaarrekening te deponeren

Elke Nederlandse rechtspersoon (BV, NV, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij) moet van rechtswege jaarlijks een jaarrekening deponeren bij de Kamer van Koophandel.

BV’s waarbij leiding en eigendom samenvallen

Sinds de invoering van de Wet vereenvoudiging en flexibilisering bv-recht (oktober 2012) is er sprake van een vereenvoudiging voor besloten vennootschappen waarbij alle aandeelhouders tegelijk ook statutair bestuurder zijn. Bij deze rechtspersonen leidt het ondertekenen van de jaarrekening ook tot het vaststellen ervan. Dan is het niet meer nodig om een de jaarrekening te laten vaststellen in een aandeelhoudersvergadering. Uiteraard moet de jaarrekening vervolgens binnen acht dagen worden gepubliceerd bij de Kamer van Koophandel.

Een BV met een boekjaar dat gelijk is aan het kalenderjaar en waarbij de enige aandeelhouder tevens de statutaire bestuurder is, moet de jaarrekening uiterlijk op 31 mei volgend op het boekjaar hebben opgesteld en vervolgens uiterlijk op 8 juni volgend op het boekjaar hebben gepubliceerd. Als de aandeelhoudersvergadering uitstel heeft verleend, dan dient de jaarrekening uiterlijk op 31 oktober volgend op het boekjaar te zijn opgemaakt en op 8 november volgend op het boekjaar te zijn gedeponeerd.

De voorwaarde voor de toepassing van deze vereenvoudiging is wel dat dit statutair ook mogelijk is. Bij besloten vennootschappen die voor oktober 2012 zijn opgericht, staat in de statuten meestal dat de jaarrekening moet worden vastgesteld door de aandeelhoudersvergadering. Om van de nieuwe wettelijke vereenvoudiging gebruik te kunnen maken, is in dat geval dus eerst een statutenwijziging nodig.

Risico’s van niet of te laat deponeren

Het niet of te laat deponeren van de jaarrekening is een economisch delict waarop de wetgever een boete van maximaal € 19.500 heeft gezet. In de praktijk wordt die soep meestal niet zo heet gegeten, maar wij horen van situaties dat de Belastingdienst (die de taak heeft om te handhaven) de laatste jaren actiever is geworden met het aanschrijven en zelfs bezoeken van rechtspersonen die geen jaarrekening hebben gedeponeerd.

Een ander belangrijk risico betreft de mogelijke bestuurdersaansprakelijkheid. Het niet deponeren van de jaarrekening kan namelijk in het geval van faillissement worden aangemerkt als onbehoorlijk bestuur. In dat geval zijn bestuurders hoofdelijk aansprakelijk voor de schulden van de rechtspersoon.

Voldoende redenen om ervoor te zorgen dat de jaarrekening tijdig wordt opgesteld en gedeponeerd!