Vergeleken met papieren facturen, biedt het digitaal factureren aanzienlijke voordelen. In dit artikel leggen u graag uit welke besparingen u kunt behalen.

Voordelen digitale facturen

Er zijn veel voordelen te noemen, zoals:

• Er wordt direct bespaard op de kosten van drukwerk, porti en andere frankeerkosten.
• Ook kan het proces om de factuur te verzenden doelmatiger worden ingericht. U hoeft immers de facturen niet meer handmatig te printen, te vouwen, in een envelop te doen en te frankeren.
• Daarnaast is een papieren factuur 1 tot 2 dagen onderweg alvorens die wordt ontvangen. Een digitale factuur wordt direct bij uw afnemer bezorgd.
• En als uw afnemer het fiatteringsproces goed heeft ingericht, kan de factuur ook sneller worden geaccordeerd.
• Of de administratie nu wordt ingeboekt door uw administrateur, boekhouder, administratiekantoor of accountant; een factuur die al digitaal is aangeleverd is makkelijker door te sturen dan degene die nog ingescand moet worden.
• Ook wordt het milieu hiermee ontzien, minder bomen gekapt.
• Ook bespaart u dit archiefruimte; Sinds wij over gegaan zijn naar digitale dossiervorming, hoeven we minder ruimte te huren en zijn we bovendien productiever geworden.
• De productiviteit wordt vergroot doordat er minder fouten worden gemaakt. Er kan betrouwbaarder worden gewerkt.

Al met al, weer een stukje dichter bij duurzaam ondernemen.

Elektronische facturen

Het elektronisch factureren kan nog een stap verder gaan. Facturen worden dan niet alleen in pdf wordt aangeleverd aan uw afnemers, maar wordt begeleid door een UBL bestandje. UBL staat voor Universal Business Language en heeft een xml extensie / opmaak. Dit UBL bestand kunt u inlezen in uw boekhoudpakket zodat alle gegevens die op de factuur staan (normaliter) foutloos worden ingelezen. De Europese Commissie wil dat e-facturering tegen 2020 de meest gangbare factureringsmethode in Europa wordt. Sterker nog, voor bepaalde partijen is dit nu al de aanbevolen vorm om hun te factureren.

En de Belastingdienst dan?

De Belastingdienst stelt geen eisen meer aan de vorm van de factuur: een ondernemer kan zijn factuur op papier, elektronisch, EDI, en zelfs nog met een fax of SMS versturen. De factuur is in orde, wanneer de wettelijk verplichte informatie op een factuur staat. De facturen kunt u opslaan in de vorm waarin u deze ontvangt: het is dus niet nodig om een digitale factuur te printen, u mag deze in digitale vorm opslaan en volgens de geldende bewaarplicht bewaren.

Advies

Tip: Om de factuur bij uw organisatie bij de juiste persoon te laten binnenkomen, kunt u een afzonderlijk e-mailadres aanmaken waarop de factuur bij u binnen moet komen. Bijvoorbeeld crediteurenadministratie@…. Daarmee bundelt u die correspondentie.

Standaard zenden we al onze relaties hun factuur voortaan digitaal. Wilt u liever een papieren factuur ontvangen, laat u het ons dan gerust weten. We volgen de wens van de klant; klant is koning.