Het maken van een kopie van het identiteitsbewijs (hierna ID, paspoort of een identiteitskaart) van een uitzendkracht is in strijd met de wet. Dat heeft het College bescherming persoonsgegevens (CBP) gemeld. Dit komt sinds de Belastingdienst bekend maakte dat het opnemen van een kopie van een ID van ingeleend personeel sinds 1 januari 2014 niet meer nodig is.

Als het om werknemers in uw onderneming gaat, bent u verplicht om bij indiensttreding de identiteit van de werknemer te controleren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs. Vervolgens moet u van deze ID van de werknemer een kopie maken die u in de administratie bewaart. Voor uitzendkrachten schreef de fiscus dezelfde procedure voor. Inmiddels meldt de Belastingdienst dat het bewaren van een kopie van een identiteitsbewijs van uitzendkrachten sinds 1 januari 2014 niet langer verplicht is.

Identiteit uitzendkracht aantonen op basis van persoonsgegevens

U kunt de identiteit van de uitzendkracht voortaan ook aantonen op basis van persoonsgegevens die u in de administratie opslaat. Daarbij moet u in elk geval opnemen:

• naam, adres en woonplaatsgegevens;
• geboortedatum;
• BSN;
• nationaliteit;
• soort, nummer en geldigheidsduur van het identiteitsbewijs;
• een specificatie van de gewerkte uren;
• de eventuele aanwezigheid van een verblijfs- of werkvergunning of VAR;
• naam-, adres- en woonplaatsgegevens van het uitlenende bureau.

Verwerken van persoonsgegevens moet noodzakelijk zijn

Nu het beleid van de Belastingdienst is gewijzigd, is het bewaren van het identiteitsdocument van ingehuurd personeel volgens het CBP verboden. Het verwerken van persoonsgegevens is volgens de wet namelijk alleen toegestaan als dit noodzakelijk is. En als u personeel inhuurt of werk uitbesteedt, is dit dus niet langer het geval.

Advies voor uitzendbureau’s

Uitzendbureau’s kunnen hun klanten beter van dienst zijn door de uit te zenden medewerkers urenbriefjes mee te geven waarop voornoemde gegevens vermeld staan. Als de opdrachtgever daar een kopie van bewaart, voldoet deze aan voornoemde verplichting.

Uiteraard dient de betreffende medewerker zich te kunnen identificeren (als er controle plaatsvindt). Instrueer hem of haar derhalve om een geldig identificatiebewijs bij zich te hebben en dat als hij of zij dit niet doet dat de consequenties voor het hier niet aan voldoen voor rekening en risico van de werknemer is.